6. Informarea Persoanelor Vizate cu privire la Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal IMUNOMEDICA procesează date cu caracter personal în următoarele scopuri:

6.1 Managementul semnării și derulării contractelor cu clienții

Scopul – semnarea și derularea contractelor cu clienții și pentru a trimite informații unor astfel de clienți despre produse și servicii similare inclusiv prelucrarile pentru: servicii medicale de diagnosticare, servicii de tratament, servicii de laborator, serviciile decontate de stat, servicii de contabilitate in vederea emiterii facturilor, servicii de receptie, servicii de navigator.

Legalitatea prelucrării-executarea unui contract la care persoanele vizate sunt parte sau pentru a face demersuri la cererea acestora înainte de încheierea unui contract, iar datele medicale se prelucreaza conform art. 9 lit. h) din GDPR in scopul stabilirii unui diagnostic medical, furnizarii asistentei medicale sau a unui tratament medical.

Categoriile de date cu caracter personal: Nume, prenume, CNP, Serie si nr. buletin, data nasterii, varsta, sexul, adresa, telefon, email, date din raport medical, date din istoric medical, diagnostic, tratament principal, tratament secundar, rezultate analize,date din scrisori medicale, adresa de email, telefon, numar de asigurare sociala, semnatura, date din biletul de trimitere.

Perioada de stocare- pe perioada relației contractuale și după încheierea relației contractuale pe o perioada de 10 ani conform Anexei nr. 1 articolul (A) punctul 38 din Ordinului 2635/2015 privind documentele financiar contabile. Datele medicale (rapoarte medicale, fise de tratament etc.) se pastreaza pe o perioada de 100 ani conform Legii arhivelor nationale.

6.2 Managementul semnării și derulării contractelor cu furnizorii.

Scopul – semnarea și derularea contractelor cu furnizorii.

Legalitatea prelucrarii-executarea contractelor cu furnizorii si pentru a face demersuri inainte de incheierea unui contract.

Categoriile de date cu caracter personal: Date de identificare ale persoanelor de la furnizor necesare in derularea contractului: nume, prenume, semnatura, adresa de email, telefon, functie, adresa;

Perioada de stocare- pe perioada relației contractuale și după încheierea relației contractuale pe o perioada de 10 ani conform Anexei nr. 1 articolul (A) punctul 38 din Ordinului 2635/2015 privind documentele financiar contabile.

6.3 Managementul relatiilor cu clientii (formular de contact)

Scopul – raspunderea la intrebarile/mesajele primite de la clienti/furnizori in vederea semnarii unui contract intre parti.

Legalitatea prelucrarii- demersuri in vederea incheierii contractelor cu clientii/furnizorii.

Categoriile de date cu caracter personal- nume, prenume, e-mail, telefon, mesaj.

Perioada de stocare- daca s-a incheiat un contract intre parti vom stoca aceaste mesaje pe perioada relatiei contractuale si dupa incheierea relatiei contractuale pe o perioada de 10 ani conform Anexei nr. 1 art. A pct. 38 din Ordinul 2635/2015 privind documentele financiar contabile, iar in cazul in care nu s-a incheiat un contract intre parti pe o perioada maxima de 90 de zile.

6.4 Managementul asistentei si suportului oferit clientilor (call center)

Scopul- asigurarea suportului in relatia cu clientii/potentialilor clienti prin raspunderea la intrebarile primite de la clienti in timpul derularii contractului intre parti sau inainte de incheierea contractului dintre parti.

Legalitatea prelucrarii- Îndeplinirea responsabilităților/ activităților noastre în perioada de executare a contractului sau demersurile clientilor in vederea incheierii unui contract si consimtamantul persoanelor vizate la prelucrarea inregistrarii audio.

Categoriile de date cu caracter personal- nume, prenume, date programare, istoric pacient, diagnostic, rezultate analize, raport medical, voce.

Perioada de stocare- inregistrarile audio se pastreaza pe servere o perioada de 30 de zile, dupa care se arhiveaza pentru 60 de zile si ulterior se sterg definitiv. 6.5 Managementul angajatilor si candidatilor.

6.5.1 Recrutare și selecție angajați

Scopul – recrutare și selecție angajați

Legalitatea prelucrarii: demersuri in vederea semnarii contractului individual de munca.

Categoriile de date cu caracter personal: Date de identificare: numele complet, data nașterii, sexul, domiciliul/ reședința, cetățenia; Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail; Date privind studiile urmate şi calificările obținute; Date privind experiența profesională anterioară; Date suplimentare furnizate în mod voluntar de dumneavoastră în CV sau în vederea încheierii contractului individual de muncă (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civila etc.).

Perioada de stocare- 1 an de la colectare.

6.5.2 Management semnare si derulare CIM

Scopul – semnare și derulare contract individual de muncă inclusiv prelucrarile pentru salarizare, revisal, evaluare personal, protecția muncii, eliberare fișă de aptitudini, eliberare documente la cererea persoanei vizate.

Legalitatea prelucrarii- Semnare și derulare contract individual de munca conform Codului Muncii actualizat 2018 (legea nr.53/2003), ( scopuri conexe: salarizare, Med. Muncii, ITM, SSM, încetare CIM, arhivare, autorități, acces securizat, carți de vizită, evaluare anuală, eliberare documente la cerere, concedii legale, concedii medicale, modificare pozitie incadrare, calatorii in interes de serviciu ).

Categoriile de date cu caracter personal-nume, prenume, domiciliu, serie și număr act de identitate, valabilitate, CNP, educație și instruire, cod parafa, competente profesionale, gradul profesional, Aviz Colegiul Medicilor, Asigurare Malpraxis, salariu și beneficii, informații familie, informații administrative ex. Cont bancar, performanța la locul de muncă, date de locație, date de sănătate cerute de dreptul intern, numar de telefon, adresă email, cazier, carte de muncă, declarații interne, acte stare civila, pontaj.

Perioada de stocare- 75 de ani de la încetarea contractului individual de muncă conform Anexei 6 din Legea Arhivelor Nationale L.16/1996.

6.6. Managementul activității de promovare servicii medicale

Scopul – Promovare servicii pe site-ul companiei si retelele de socializare.

Legalitatea prelucrarii- obtinerea consimtamantului.

Categoriile de date cu caracter personal- imagine foto/video, nume, prenume, diagnostic, feedback, metode de tratament.

Perioada de stocare- pana la retragerea consimtamantului de catre persoana vizata.

6.7. Prelucrare informatie video pe perimetrul si zona de acces in clinica

Scopul – prelucrarea informației video în zonele publice de acces in clinica.

Legalitatea prelucrarii-prelucrarea este necesară în vederea indeplinirii unei obligatii legale conform Legii 333/2003 coroborat cu Raportul de evaluare si tratare a riscurilor la securitatea fizica.

Categoriile de date cu caracter personal-imagine video persoana vizata, date biometrice

Perioada de stocare- 30 de zile

6.8. Gestionarea reclamațiilor și litigiilor

Scopul – prevenirea și detectarea activităților ilegale și gestionarea litigiilor.

Legalitatea prelucrarii-prelucrarea este necesară în scopul interesului legitim urmărit de operator- protejarea și promovarea intereselor economice, comerciale, sociale și financiare ale IMUNOMEDICA.

Categoriile de date cu caracter personal-nume, prenume, funcție, telefon, adresă de mail, alte date relevante pentru situațiile specifice.

Perioada de stocare- pe perioada desfășurarii litigiului și ulterior pe o perioada de 5 ani de la incheierea anului la care s-a terminat procesul.

6.9. Managementul calitatii

Scopul – desfășurarea activității de audit intern al calitatii produselor si serviciilor.

Legalitatea prelucrarii– interesul legitim al operatorului pentru conformitatea şi eficientizarea activităţii financiare și operaționale.

Categoriile de date cu caracter personal- Personalul angajat ( nume, prenume, functie, CNP, fisa de evaluare a performantei), toate persoanele ce au rol în desfășurarea activității auditate, precum si persoanele care sunt mentionate in documentele auditate.

Perioada de stocare- durata de derulare a auditului (pana la solutionarea neconformitatilor) la care se aduga o perioada de 2 ani. Dupa expirarea acestei perioade documentele se arhiveaza pe o perioadă de 10 ani.

6.10. Managementul platformelor soft operationale

Scopul – administrarea activitații operaționale de servicii medicale.

Legalitatea prelucrarii- interesul legitim urmarit de Imunomedica și persoanele interesate – desfasurarea intregului act medical de la diagnosticare pana la finalizarea tratamentului.

Categoriile de date cu caracter personal- Nume, prenume, CNP, Serie si nr. buletin, data nasterii, varsta, sexul, adresa, telefon, email, date din raport medical, date din istoric medical, diagnostic, tratament principal, tratament secundar, rezultate analize,date din scrisori medicale, adresa de email, telefon, numar de asigurare sociala, semnatura, date din biletul de trimitere.

Perioada de stocare- 10 ani de la ultima prelucrare.

6.11. Managementul activitatii de telemedicina

Scopul – derularea contractelor cu clienții și pentru a trimite informații unor astfel de clienți despre produse și servicii similare inclusiv prelucrarile pentru: servicii medicale de diagnosticare, servicii de contabilitate in vederea emiterii facturilor si efectuarii platii.

Legalitatea prelucrarii- executarea unui contract la care persoanele vizate sunt parte, iar datele medicale se prelucrezeaza conform art. 9 lit. h) din GDPR in scopul stabilirii unui diagnostic medical, de furnizare de asistenta medicala sau a unui tratament medical.

Categoriile de date cu caracter personal- Nume, prenume, CNP, data nasterii, varsta, sexul, greutatea si inaltimea, adresa, telefon, email, date din raport medical, date din istoric medical, diagnostic, tratament principal, tratament secundar, date din scrisori medicale, adresa de email, telefon, imagine video.

Perioada de stocare- pe perioada relației contractuale și după încheierea relației contractuale pe o perioada de 10 ani conform Anexei nr. 1 articolul (A) punctul 38 din Ordinului 2635/2015 privind documentele financiar contabile. Datele medicale (rapoarte medicale, fise de tratament etc.) se pastreaza pe o perioada de 100 ani conform Legii arhivelor nationale.

6.12. Managementul derularii serviciilor de preparare si eliberare de medicamente pe baza de reteta magistrala.

Scopul – scopul oferirii unui tratament medical, datele cu caracter special fiind prelucrate de catre un profesionist supus obligatiei de pastrare a secretului profesional.

Legalitatea prelucrarii- art. 9 lit. h) din GDPR prelucrarea fiind necesara in vederea oferirii unui tratament medical.

Categoriile de date cu caracter personal- Nume, prenume, nume medic, specializare medic, reteta sau raport medical (aici pot exista date si despre minori, date care pot fi prelucrate in baza consimtamantului reprezentantului legal).

Perioada de stocare- Conform Ordinului Ministrului Sănătăṭii nr. 444/2019, art. 3 şi 4 Reṭetele medicale electronice şi pe suport de hârtie se păstrează în farmacie pe o perioada de 3 ani de la data eliberarii medicamentului, cu excepṭia retetelor pentru stupefiante şi psihotrope, care se pastrează pe o perioadă de 5 ani.